Proses Alih Media Sering Menjadi Hambatan Implementasi RME

Rekam medis elektronik (RME) merupakan salah satu teknologi kesehatan digital yang belakangan mulai banyak diimplementasikan oleh industri pelayanan kesehatan di Indonesia. RME merupakan teknologi yang memungkinkan pengelolaan data rekam medis pasien secara digital menggunakan aplikasi, mudahnya RME merupakan proses alih media arsip rekam medis.

Selain dapat memberikan manfaat terhadap terwujudnya pelayanan kesehatan yang lebih baik, meningkatnya jumlah fasilitas kesehatan (faskes) yang mengimplementasikan RME juga disebabkan karena adanya kebijakan terbaru KemenKes. Dalam Peraturan Menteri kesehatan nomor 24 tahun 2022, setiap faskes diwajibkan menyelenggarakan RME.

Implementasi RME bukanlah hal yang sederhana. Ada banyak tahapan proses yang harus dilalui dan memakan waktu tidak sedikit. Salah satu proses yang sangat penting dan tidak bisa dilewatkan adalah alih media rekam medis.

Pengertian Alih Media Arsip Rekam Medis

Untuk dapat menyelenggarakan pengelolaan arsip rekam medis secara digital, arsip rekam medis cetak terlebih dulu harus diubah menjadi bentuk digital. Proses ini dinamakan alih media arsip. Implementasi RME tidak dapat terwujud tanpa melalui proses ini. Salah satu metode yang sering digunakan untuk mengubah bentuk arsip cetak ke digital adalah scanning.

Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan untuk melakukan alih media rekam medis, yaitu mengubah arsip rekam medis cetak ke bentuk digital. Pertama, seluruh arsip rekam medis yang akan diubah formatnya harus dikumpulkan serta dipilah terlebih dulu. Hal ini bertujuan guna mendata seluruh arsip yang akan dialih mediakan. Manajemen juga harus menentukan jenis format yang akan dihasilkan.

Setelah seluruh arsip yang akan dikonversi telah terkumpul, proses scanning dapat dilakukan. Pada proses ini, file digital yang dihasilkan harus dipastikan mengandung informasi yang sesuai dengan dokumen cetak rekam medis serta dapat dibaca dengan jelas. File hasil scanning ini kemudian harus diindeks atau dikelompokkan untuk memudahkan pengelolaan RME pada masa mendatang sesuai dengan kebutuhan sistem kerja masing-masing faskes.

Dokumen cetak rekam medis yang sudah di scan kemudian harus dikelola lebih lanjut untuk menghindari terjadinya kebocoran informasi ke pihak lain karena tercecer. Manajemen faskes dapat menentukan, apakah arsip fisik masih dibutuhkan dan perlu disimpan atau dapat dimusnahkan setelah proses scanning.

Tantangan Alih Media Arsip Rekam Medis

Rekam medis merupakan jenis arsip yang akan terus bertambah jumlahnya seiring dengan diberikannya pelayanan kepada pasien. Banyaknya tumpukan arsip rekam medis yang dimiliki faskes berakibat pada beban alih media rekam medis yang semakin besar. Seluruh arsip rekam medis tentu harus didigitalisasi sebelum faskes dapat menerapkan dan menggunakan RME.

Banyaknya jumlah arsip berakibat pada proses scanning yang membutuhkan waktu lama. Sedangkan, staf faskes memiliki beban kerja yang berat setiap harinya untuk menjalankan tugasnya yang biasa. Bila dipaksakan, tugas reguler mereka akan terganggu yang bisa saja berdampak pada terganggunya layanan faskes Anda. Kondisi inilah yang seringkali membuat proses alih media arsip terus tertunda. Dampaknya, implementasi RME tidak segera terwujud.

Solusi Efisien Alih Media Arsip Rekam Medis

Pada faktanya, alih media arsip tidak harus dilakukan oleh karyawan internal faskes sepenuhnya. Terutama dalam kondisi dimana faskes tidak memiliki kapasitas untuk mengerjakannya, faskes dapat menggunakan jasa pihak ketiga untuk membantu proses digitalisasi arsip rekam medis. Salah satu penyedia jasa tersebut adalah AVIAT.

Selain menyediakan aplikasi pengelolaan RME, AVIAT juga menyediakan jasa alih media arsip. Tim AVIAT siap membantu seluruh proses konversi arsip rekam medis cetak di faskes Anda ke bentuk digital dengan dukungan infrastruktur yang memadai. Dengan begitu, staf faskes tidak lagi dibebankan untuk mengerjakan tugas ini, sehingga proses layanan faskes tidak terganggu.

AVIAT merupakan solusi lengkap implementasi RME faskes Anda. Selain memiliki layanan alih media dan aplikasi RME yang bernama AVIAT SIMRS, tim AVIAT juga siap membantu penanganan lebih lanjut terhadap arsip rekam medis cetak yang sudah diubah ke bentuk digital, baik untuk menyimpan dan memelihara arsip cetak rekam medis maupun memusnahkannya. Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang cara kerja AVIAT SIMRS beserta fitur-fiturnya? Hubungi tim marketing AVIAT untuk penjelasan lebih lanjut atau langsung ajukan request demo! (Septiani)