Administrasi Manual dan Administrasi Digital, Mana yang Lebih Baik?

Pemerintah melalui Kementerian Kesehatan (Kemenkes) RI telah menerapkan Strategi Transformasi Digital Kesehatan 2024. Dalam strategi tersebut, Kemenkes mendorong perubahan fokus pelayanan kesehatan dari pelaporan untuk pejabat menjadi pelayanan untuk masyarakat. Perubahan orientasi pelayanan kesehatan tersebut menuntut penyesuaian bagi seluruh fasilitas penyedia layanan kesehatan, salah satunya dalam hal pengelolaan administrasi.

Pengelolaan arsip rumah sakit selama ini dirasa kurang teroptimalkan. Semakin banyak arsip rumah sakit, menimbulkan penumpukan dokumen di ruang penyimpanan. Selain menimbulkan pengelolaan arsip yang menjadi semakin rumit, proses pencarian arsip juga akan memakan waktu yang lebih lama. Semua permasalahan ini dapat diatasi dengan menjalankan sistem administrasi digital.

Perbandingan Penerapan Administrasi Manual dan Administrasi Digital

Untuk dapat memahami perbandingkan antara administrasi manual dan administrasi digital, berikut adalah gambaran pengaruh terhadap proses pendaftaran dan pemeriksaan pada dua rumah sakit yang berbeda:

1. Rumah Sakit A

Pada rumah sakit A, pasien yang datang berobat terlebih dulu harus mengambil nomor antrian dan menunggu antrian pendaftaran. Dalam proses administrasi tersebut, pasien ataupun pihak keluarga biasanya diminta mengisi informasi pribadi dan medis pasien pada formulir pendaftaran yang sudah disiapkan.

Formulir pendaftaran yang sudah diisi pasien kemudian diserahkan ke petugas loket pendaftaran. Petugas kemudian akan mengecek data yang ditulis pasien dan menginputnya ke komputer satu persatu, dan pasien diminta untuk menunggu beberapa menit sampai semua data selesai diinput. Pasien kemudian menunggu di depan poli pemeriksaan. Bersamaan dengan hal itu, petugas rekam medis akan mencari arsip rekam medis pasien tersebut dan mengantarkannya ke poli pemeriksaan pasien. 

2. Rumah Sakit B

Realitas berbeda ditemukan pada rumah sakit B. Pendaftaran pemeriksaan dapat dilakukan melalui aplikasi rumah sakit. Pasien dapat mendaftar pemeriksaan bahkan beberapa hari sebelum tanggal yang dipilih. Melalui aplikasi tersebut, pasien juga dapat melihat daftar jam praktek yang tersedia di masing-masing hari serta dokter yang bertugas. Pasien dapat bebas memilih tanggal, waktu dan dengan siapa akan periksa.

Pada saat hari H, pasien datang berobat dan melakukan konfirmasi kode pendaftaran ke bagian pendaftaran. Petugas tidak perlu mencatat data pasien secara manual kembali, karena semua informasi tersebut otomatis akan tersimpan pada sistem informasi rumah sakit. Apabila kode pendaftaran telah terverifikasi, pasien dapat langsung mengantre di depan ruang pemeriksaan.  

Mana yang Lebih Baik?

Contoh A merupakan gambaran sistem pendaftaran pada rumah sakit yang masih menggunakan sistem administrasi manual. Tidak diterapkannya administrasi digital membuat administrasi yang cukup panjang. Hal ini berdampak pada waktu pelayanan setiap pasien yang jauh lebih lama dengan beban kerja yang lebih berat. Waktu pelayanan yang lama memiliki potensi yang lebih besar untuk menimbulkan antrian pendaftaran yang panjang. Belum diterapkannya administrasi digital juga membuat informasi pada bagian pendaftaran, rekam medis dan poli pemeriksaan juga masih belum terhubung sehingga arsip rekam medis masih diantar manual ke poli pemeriksaan.

Berbeda hal dengan contoh rumah sakit B yang telah menerapkan administrasi digital. Informasi layanan pada bagian pendaftaran, unit rekam medis dan poli pemeriksaan saling terhubung satu sama lain secara otomatis. Integrasi data yang tercipta dari sistem administrasi digital memungkinkan data yang diisi pasien ketika mendaftar melalui smartphone otomatis terinput dan dapat diakses pada bagian pendaftaran tanpa mengisi secara manual. Data pendaftaran pasien juga terintegrasi secara otomatis dengan bagian rekam medis, yang kemudian dapat diakses oleh dokter melalui perangkat komputer di ruang pemeriksaan. Sistem kerja yang lebih efisien memungkinkan petugas dapat bekerja dengan lebih cepat. Dampaknya, potensi terjadinya penumpukan antrian pendaftaran dapat diminimalisir.

Kedua gambaran di atas merupakan contoh sederhana atas perbedaan proses pendaftaran pada rumah sakit yang menerapkan administrasi manual dan administrasi digital. Jika ditanya mana yang lebih baik, tentu saja sistem administrasi digital pada rumah sakit B. Konektivitas informasi layanan secara digital pada seluruh unit layanan rumah sakit menciptakan efisiensi beban kerja administrasi, yang juga berdampak pada pelayanan yang lebih cepat dan praktis.

Rumah sakit Anda juga dapat menjadi seperti rumah sakit B dengan menerapkan AVIAT SIMRS. Sistem yang dibangun dengan berbagai modul yang mendukung layanan rumah sakit berbasis digital. Selain akan mempercepat layanan rumah sakit Anda, AVIAT SIMRS juga akan memudahkan tim manajemen untuk melakukan pengawasan maupun evaluasi. Dengan demikian, tim manajemen juga dapat merencanakan pengembangan kualitas layanan rumah sakit lebih intensif dari sebelumnya. 

Bagi Anda yang tertarik untuk mengetahui lebih jauh tentang AVIAT SIMRS, hubungi tim marketing AVIAT untuk informasi selengkapnya. (Septiani)