Jangan Biarkan Tugas Administratif Menghabiskan Waktu Kerja Tenaga Medis
Ketika membayangkan tentang pekerjaan di rumah sakit, sebagian besar pasti akan memikirkan tugas-tugas tenaga medis seperti dokter, perawat, radiolog, apoteker, dan sebagainya. Hanya sebagian sedikit yang memikirkan tentang para petugas administratif di rumah sakit. Meskipun tidak menjadi bagian utama, administrasi merupakan aspek yang sangat penting dan harus tersedia dalam kegiatan pelayanan rumah sakit. Dukungan sistem administrasi yang baik akan mengoptimalkan kinerja di setiap unit pelayanan rumah sakit.
Dalam proses pemeriksaan dan perawatan pasien, fungsi administratif disebut sebagai sistem rekam medis. Rekam medis berisi informasi tentang catatan pemeriksaan pasien mulai dari identitas, pengobatan yang sedang dijalani, kondisi kesehatan, hasil laboratorium, hingga tagihan berobat pasien. Catatan rekam medis membantu para tenaga medis dalam membuat diagnosis serta merencanakan pengobatan maupun perawatan yang tepat diberikan kepada pasien. Rekam medis juga menjadi dokumentasi tindakan medis yang diberikan kepada masing-masing pasien, yang setelahnya juga dapat berfungsi sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.
Pekerjaan Administrasi Habiskan Waktu Kerja Petugas Medis
Meskipun terlihat simpel, nyatanya pekerjaan administratif rumah sakit banyak menyita waktu kerja staf rumah sakit. Dilansir dari pubmed.com, survei nasional yang dilakukan di Amerika kepada 4.720 dokter dengan jam kerja minimal 20 jam setiap minggunya untuk merawat pasien secara langsung. Ditemukan bahwa rata-rata tenaga medis menghabiskan hingga 16.6% waktu kerjanya untuk melakukan pekerjaan administrasi. Angka tersebut sama dengan menghabiskan 8,7 jam setiap minggunya untuk berurusan dengan catatan administrasi.
Banyaknya waktu yang dihabiskan untuk melakukan pekerjaan administratif dikarenakan saat ini sebagian besar tenaga medis melakukan tugas pencatatan secara manual. Bukan hanya menjadi beban kerja dokter saja, beban administrasi yang besar juga terjadi pada hampir seluruh alur proses layanan rumah sakit. Sebelum melakukan pemeriksaan, petugas rekam medis akan membawa kartu berobat dan keluhan pasien ke dokter di poliklinik. Petugas poliklinik terlebih dulu mencatat data pasien seperti nomor rekam medis, jenis kunjungan, tindakan serta pelayanan yang diberikan, dan informasi lainnya pada buku registrasi pasien rawat jalan. Barulah rekam medis sampai di tangan dokter poliklinik, yang kemudian harus membuat catatan pemeriksaan setiap pasien yang diperiksa.
Itu semua baru tahap pengambilan berkas rekam medis dan penginputan hasil pemeriksaan terbaru. Setelah dokter membuat catatan pemeriksaan, dokumen rekam medis kembali diserahkan ke petugas rekam medis untuk diperiksa kelengkapan pengisian rekam medisnya. Berkas rekam medis yang sudah lengkap dan sesuai kemudian akan disimpan kembali berdasarkan nomor rekam medis pasien.
Pada setiap alur proses layanan rumah sakit, pekerjaan administrasi menjadi beban kerja yang menghabiskan banyak waktu tenaga medis. Banyaknya waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan-pekerjaan teknis ini membuat kapasitas tenaga medis untuk melayani pasien kurang optimal. Hasilnya, lebih sedikit pasien yang dapat dilayani setiap harinya.
Meringankan Tugas Administrasi Tenaga Medis
Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi layanan kesehatan, rumah sakit harus mulai berfokus untuk menerapkan Electronic Medical Record (EMR). EMR atau rekam medis elektronik memungkinkan berbagai catatan administrasi rumah sakit dibuat dan diakses secara digital melalui perangkat komputer maupun tablet tenaga medis.
Dengan EMR, berbagai informasi medis pasien akan terintegrasi di seluruh unit layanan dan dapat diakses secara digital. Petugas rekam medis tidak perlu lagi mengambil data rekam medis pasien dan mengantarnya ke ruang poli rawat jalan. Petugas pendaftaran dapat dengan mudah mengakses data pasien, mencatat keluhan pasien, dan secara langsung meneruskan ke poli yang dituju. Dokter poli rawat jalan dapat dengan mudah mengakses data pasien tersebut secara real-time.
Selama proses pemeriksaan, dokter juga dapat dengan mudah mengakses informasi dari laboratorium atau penyedia lain. Hal ini akan menghemat waktu staf tenaga medis yang sebelumnya banyak dihabiskan untuk menjalankan sistem administrasi manual. Dukungan akses informasi yang cepat juga menjadi aspek penting yang membantu tenaga medis melakukan diagnosis dan mengambil keputusan perawatan yang tepat bagi pasien. Lebih sedikit waktu yang digunakan untuk pekerjaan administratif, maka artinya akan tersedia lebih banyak waktu luang untuk melayani lebih banyak pasien.
Rumah sakit dapat mulai merencanakan untuk mewujudkan sistem tersebut dengan penerapan sistem EMR seperti AVIAT SIREM. Sistemnya memungkinkan tenaga medis untuk melakukan pencatatan langsung ke dalam sistem komputer melalui aplikasi. Selain lebih praktis, dokter maupun staf administrasi dapat memanfaatkan berbagai fitur pendukung untuk menambahkan atau mengedit data rekam medis secara lebih cepat.
Segera diskusikan rencana pengembangan tersebut dengan tim marketing AVIAT untuk mewujudkan layanan rumah sakit yang lebih efektif dan efisien! (Septiani)
