Jangan Asal Memusnahkan Rekam Medis Pasien

Bagi Anda yang memiliki bisnis pelayanan kesehatan, keberadaan pengelolaan rekam medis yang tepat bukan lagi sekadar pilihan, tapi menjadi keharusan. Selain itu, kita juga tidak bisa asal-asalan memusnahkannya, karena pemerintah melalui Kementerian Kesehatan telah mengeluarkan peraturan terkait penyimpanan dan juga pemusnahan rekam medis. Meskipun begitu, belum semuanya mengetahui tentang peraturan tersebut.

Lantas, bagaimana sebenarnya cara memusnahkan yang tepat dan sesuai dengan peraturan? Berikut adalah penjelasan selengkapnya yang tidak ingin Anda lewatkan!

Mengenal Peraturan Mengenai Rekam Medis

Perlu Anda ketahui, peraturan yang membahas secara khusus mengenai rekam medis terdapat di dalam Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) Nomor 269/Menkes/Per/III Tahun 2008 tentang Rekam Medis. Peraturan ini merupakan pedoman atau juga acuan bagi rumah sakit dan juga klinik yang memiliki sistem penyimpanan rekam medis digital maupun konvensional. 

Oleh karena itu, penting rasanya agar Anda mengetahui lebih lanjut peraturan ini. Dengan begitu, Anda tidak lagi asal-asalan atau kebingungan untuk mengelola dan memusnahkan rekam medis yang merupakan data historis penting terkait riwayat penyakit yang dimiliki oleh setiap pasien.

Apa yang Dimaksud dengan Rekam Medis?

Menurut Pasal 1 Ayat 1 Permenkes Nomor 269, yang dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang mencantumkan catatan dan juga dokumen fisik atau digital mengenai identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Meskipun terkesan hanya ditujukan bagi pelayanan dokter saja, tetapi kenyataannya rekam medis juga memuat informasi lain mengenai tindakan yang dilakukan oleh tenaga kesehatan lainnya. Baik itu dilakukan oleh dokter gigi, dokter umum, spesialis, bidan, maupun perawat. Jadi, cakupannya cukup luas.

Tata Cara Penyelenggaraan Rekam Medis

Selain mengenal pengertian rekam medis, Anda juga perlu mengetahui tentang tata cara penyelenggaraan yang tepat bagi data historis pasien tersebut. Menurut Pasal 5 Permenkes No. 269, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan rekam medis, yaitu:

• Wajib dibuat oleh oleh dokter umum, spesialis, dan juga dokter gigi yang menjalankan praktik kedokteran kepada pasien.
• Harus dibuat sesegera mungkin dan wajib dilengkapi setelah pasien memperoleh layanan.
• Setiap proses pencatatan harus dilengkapi sekurang-kurangnya dengan nama, waktu pemeriksaan, dan juga tanda tangan dari tenaga kesehatan yang bertugas.
• Jika sewaktu-waktu terdapat kesalahan dalam pencatatan, maka rekam medis tersebut dapat segera diperbaiki dengan data yang benar.
• Perbaikan data yang salah harus dilakukan dengan mencoret tanpa menghilangkan data yang salah sebelumnya dengan disertai paraf dari tenaga kesehatan yang bertugas.

Metode Penyimpanan dan Pemusnahan Rekam Medis

Lebih lanjut, Anda juga perlu mengetahui tentang metode yang tepat dalam menyimpan dan memusnahkan rekam medis. Menurut Pasal 8 dan 9 Permenkes No. 269 disebutkan mengenai beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan dan pemusnahan, yaitu:

• Penyimpanan rekam medis wajib dilakukan sekurang-kurangnya selama 5 tahun, yang dihitung sejak tanggal terakhir pasien berobat atau juga diperbolehkan pulang.
• Setelah masa simpan 5 tahun selesai, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali yang berisi ringkasan pulang dan juga persetujuan tindakan.
• Dalam hal penyimpanan rekam medis yang diselenggarakan oleh lembaga pelayanan kesehatan non-rumah sakit, maka penyimpanan dilakukan selama minimal 2 tahun sebelum akhirnya dapat dimusnahkan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Lebih Baik Rekam Medis Fisik atau Digital?

Pertanyaan ini mungkin sering ditanyakan oleh Anda yang mengelola data rekam medis atau juga bisnis pelayanan kesehatan. Apakah lebih baik rekam medis fisik atau digital?

Perlu Anda ketahui, sebenarnya kedua jenis rekam medis diakui oleh peraturan perundang-undangan. Akan tetapi, ada beberapa kelebihan dari data digital dibandingkan dengan data fisik, yaitu:

• Menurut salah satu penelitian pada 14.000 resep obat yang dikeluarkan oleh rumah sakit menunjukkan bahwa penggunaan rekam medis dan resep elektronik mengurangi kesalahan sebanyak 3.1%. Oleh karena itu, keberadaan e-rekam medis sangat penting untuk meningkatkan akurasi pelayanan kesehatan.
• Memudahkan distribusi informasi, sehingga jika sewaktu-waktu dibutuhkan, data historis pasien dapat ditemukan dengan cepat dan akurat.
• Menghemat biaya, karena tidak membutuhkan kertas dan tinta printer untuk mencetak dokumen terkait riwayat penyakit pasien.
• Meningkatkan produktivitas, berkat adanya rekam medis, kinerja tenaga kesehatan juga ikut meningkat, karena mereka tidak perlu lagi mencari data pasien secara manual.

Selain beberapa manfaat di atas, sebenarnya masih ada banyak lagi manfaat rekam medis digital. Oleh karena itu, jika Anda tertarik dengan pengelolaan rekam medis digital, Aviat menyediakan solusi inovatif bernama SIREM yang dapat Anda manfaatkan untuk mengelola data historis pasien dengan lebih efektif dan optimal.

Solusi ready to use ini juga telah dipercaya oleh berbagai rumah sakit dan klinik, karena dilengkapi dengan fitur retensi dokumen untuk memastikan agar rekam medis disimpan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Jadi, tunggu apa lagi? Hubungi tim marketing Aviat sekarang juga untuk mendapatkan informasi selengkapnya! (Pradana)