Bagaimanakah Alur Alih Media Sistem Rekam Medis?
Di tengah era digital seperti saat ini, keberadaan alih media rekam medis sangat membantu rumah sakit untuk meningkatkan efisiensi pelayanan pasien. Apalagi mengingat pandemi yang belum usai, tentunya alih media rekam medis dapat menjadi salah satu cara untuk mencegah penularan COVID-19, karena seluruh rekam medis akan diberikan dalam bentuk digital, tanpa perlu dicetak terlebih dahulu menggunakan media kertas.
Alih media rekam medis juga dapat membantu tenaga kesehatan dalam memilah dokumen inaktif tanpa perlu membuka kembali dokumen untuk informasi mengenai tanggal kunjungan pasien dan juga menyediakan fitur backup rekam medis dalam bentuk file digital. Dengan begitu, risiko kehilangan rekam medis dapat diminimalisir.
Meskipun begitu, masih ada rumah sakit atau klinik yang belum mengetahui bagaimana sebenarnya alur alih media rekam medis. Untuk itu, artikel berikut ini penting untuk Anda ketahui, khususnya jika Anda berencana melakukan alih media rekam medis dalam waktu dekat ini. Alur digitalisasi rekam medis dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Pastikan agar Dokumen Rekam Medis telah Tersedia
Alur alih media rekam medis pertama yang perlu Anda pastikan adalah keberadaan seluruh dokumen rekam medis yang akan dialih media. Untuk itu, kumpulkan terlebih dahulu semua dokumen yang diubah formatnya dalam sebuah lemari penyimpanan untuk memudahkan pemilahan atau indexing saat rekam medis fisik diubah dalam format digital.
Selain itu, pastikan juga ekstensi atau format dokumen digital yang akan Anda pilih sebelum alih media rekam medis. Saat ini ada beberapa jenis format digital yang biasa digunakan, yaitu format PDF yang dapat dibuka tanpa aplikasi pengolah data, Doc yang dapat Anda sunting menggunakan aplikasi Word, atau juga format PNG dan JPG jika Anda berniat menyimpannya dalam bentuk gambar.
2. Scanning dan Indexing sesuai dengan Nomor rekam medis
Alur selanjutnya dalam alih media rekam medis adalah melakukan scanning semua dokumen rekam medis untuk memulai proses perekaman. Pada proses ini, seluruh dokumen fisik akan diubah dalam format digital yang dapat dilihat hasilnya melalui layar komputer atau laptop.
Setelah seluruh proses scanning selesai, maka proses selanjutnya yang perlu Anda lakukan adalah indexing atau pengelompokan rekam medis. Untuk mempermudah indexing, Anda dapat mengelompokkannya berdasarkan nomor rekam medis atau juga tanggal pembuatan rekam medis. Dengan begitu, pencarian kembali rekam untuk kebutuhan konsultasi dan pengambilan tindakan medis untuk pasien dapat dilakukan dengan mudah.
3. Menyimpan Seluruh Dokumen Digital pada Server
Setelah transfer rekam medis fisik selesai, maka proses selanjutnya yang perlu dilakukan saat alih media rekam medis adalah menyimpannya ke dalam server. Sebelum tahap ini, seharusnya seluruh dokumen rekam medis masih tersimpan dalam media hard disk komputer, yang hanya dapat diakses melalui komputer atau laptop tempat scanning berlangsung.
Oleh karena itu, agar seluruh rekam medis digital terintegrasi dan terhubung dengan semua departemen rumah sakit, maka penyimpanan ke dalam server perlu dilakukan. Setelah proses ini selesai, seluruh dokumen digital akan dapat diakses oleh manajemen rumah sakit atau klinik.
4. Data dapat Langsung Dimasukkan ke Aplikasi Pengolah Rekam Medis
Setelah semua alur alih media rekam medis di atas selesai, maka data rekam medis digital yang Anda miliki sudah siap digunakan. Jika Anda menggunakan layanan Sistem Rekam Medis (SIREM) dari Aviat, maka seluruh dokumen rekam medis digital dapat langsung dimasukkan ke dalam aplikasi SIREM. Hal ini dapat mempermudah pencarian rekam medis, yang dapat dilakukan dengan mengetikkan nomor rekam medis melalui kolom pencarian.
5. Memusnahkan atau Menyimpan Rekam Medis Fisik
Pada dasarnya, keberadaan rekam medis digital sudah diakui di mata hukum, sehingga rekam medis fisik tidak lagi dibutuhkan. Meskipun begitu, terkadang masih ada pihak yang membutuhkan hasil cetak rekam medis tersebut, sehingga lebih baik Anda menyimpannya terlebih dahulu sebelum benar-benar dimusnahkan. Hal ini dimaksudkan agar sewaktu-waktu dibutuhkan, maka pencarian rekam medis fisik dapat dilakukan.
Setelah benar-benar yakin bahwa rekam medis tidak lagi dibutuhkan ketika proses alih media rekam medis, maka pemusnahan rekam medis pun harus dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dengan begitu, rekam medis tersebut tidak lagi dapat digunakan atau disalahgunakan oleh pihak yang bertanggung jawab.
Itulah beberapa alur alih media rekam medis yang perlu Anda ketahui. Jika Anda berencana untuk melakukan alih media rekam medis dan belum menemukan vendor untuk sistem rekam medis, maka aplikasi SIREM dari Aviat dapat menjadi solusinya! Aplikasi SIREM telah banyak digunakan oleh rumah sakit dan juga klinik, sehingga menghadirkan solusi siap pakai bagi bisnis pelayanan kesehatan Anda.
Untuk informasi selengkapnya, Anda dapat berkonsultasi dengan cara menghubungi tim marketing Aviat melalui link berikut ini. Bersama Aviat, alih media rekam medis lebih berkualitas dan efisien! (Pradana)
