Ketahui Risiko Pencatatan Manual di Manajemen Klinik
Metode pencatatan manual rekam medis manual pernah menjadi bagian dalam sistem manajemen klinik. Cara ini dilakukan ketika penggunaan teknologi dalam dunia pelayanan kesehatan belum semasif saat ini. Di tengah perkembangan zaman, metode ini pun dirasa sudah tidak lagi relevan untuk digunakan karena memiliki berbagai risiko yang dapat memengaruhi kualitas layanan kesehatan.
Namun sayangnya, fakta di lapangan menunjukkan bahwa beberapa klinik masih menggunakan sistem pengelolaan data manual karena kurangnya dana atau akses terhadap jaringan internet. Kondisi ini membuat petugas kesehatan sendiri pun sering kewalahan ketika jumlah pasien membludak. Adapun beberapa risiko dari pencatatan manual pada manajemen klinik yang perlu Anda ketahui, antara lain:
- Kesalahan diagnosis
Ketika manajemen klinik masih menggunakan metode pencatatan manual, baik dokter maupun tenaga medis lainnya harus menuliskan detail kondisi pasien dengan tulisan tangan. Hal ini sangatlah berisiko karena bisa saja petugas mengalami kesulitan atau bahkan salah ketika harus membaca tulisan tersebut. Terlebih apabila hal tersebut berkaitan dengan resep obat, tentu saja kesalahan pemberian obat dapat berakibat fatal pada pasien.
- Memakan waktu yang lama
Klinik yang masih menggunakan sistem pendaftaran manual harus menuliskan satu per satu data pasien pada dokumen rekam medis dengan tulisan tangan. Kemudian petugas harus mengantarkan rekam medis tersebut ke ruang pemeriksaan untuk diperiksa dokter, selanjutnya petugas kesehatan juga harus mengambil kembali rekam medis tersebut untuk melihat apakah pasien memerlukan tindakan lebih lanjut atau resep obat apa saja yang pasien terima.
Melihat alur pelayanan manajemen klinik dengan sistem manual tersebut tentu akan memakan waktu yang cukup panjang untuk melayani satu pasien saja. Belum lagi jika terdapat kendala lain misalnya kertas atau pulpen habis sehingga menghambat proses pencatatan rekam medis.
- Membutuhkan ruang penyimpanan yang besar
Manajemen klinik yang masih menggunakan metode pencatatan manual harus menyediakan ruang penyimpanan dokumen yang luas untuk menyimpan dokumen rekam medis. Kondisi ini dapat menjadi kendala bagi klinik yang memiliki keterbatasan laha. Selain itu, proses pencarian dan pengambilan dokumen akan cukup memakan waktu, belum lagi apabila petugas melakukan kesalahan ketika mengembalikan dokumen yang menyebabkan posisi dokumen berubah.
- Menghambat proses pengambilan keputusan
Risiko lain yang bisa didapatkan ketika manajemen klinik masih menggunakan sistem pencatatan manual adalah keterlambatan pada proses pengambilan keputusan. Hal ini dapat terjadi karena proses pencatatan yang lama akan meningkatkan kemungkinan adanya keterlambatan pengelolaan data, padahal data-data tersebut sangat dibutuhkan, baik untuk peningkatan kualitas pelayanan pasien maupun pengaturan manajemen.
- Potensi rusak dan hilangnya dokumen
Manajemen klinik yang masih memanfaatkan pencatatan manual menyimpan seluruh data, mulai dari rekam medis pasien, administrasi rumah sakit, dan data lainnya dalam bentuk dokumen fisik. Penyimpanan dokumen dalam bentuk fisik ini termasuk riskan apabila tidak dilakukan dengan baik. Beberapa masalah yang mungkin terjadi antara lain, dokumen rusak karena rayap atau terlipat, dokumen dicuri oleh pihak tidak bertanggung jawab, hingga kemungkinan terjadinya kebakaran pada ruangan penyimpanan dokumen yang menyebabkan seluruh data klinik hilang.
Selain kelima risiko di atas, masalah terbesar yang dapat timbul dari sistem pencatatan manual pada manajemen klinik adalah menurunnya kualitas pelayanan kesehatan. Oleh karena itu, demi menjaga kualitas pelayanan, klinik sebaiknya menerapkan Sistem Informasi Manajemen Klinik (SIMKlinik) yang mampu menunjang pelayanan pasien.
Peralihan dengan menggunakan sistem digital pada manajemen klinik akan menghadirkan banyak manfaat, seperti mengurangi risiko pencatatan manual yang telah diterangkan sebelumnya, meningkatkan akurasi data, dan mempercepat alur proses administrasi. Keunggulan tersebut akan menciptakan ekosistem pengelolaan klinik yang lebih efektif dan efisien.
Berbagai keunggulan tersebut dapat Anda peroleh hanya dengan menerapkan AVIAT SIMKlinik. Sebagai vendor yang telah berpengalaman, AVIAT akan membantu Anda dengan fitur-fitur lengkap yang dapat mendukung seluruh bagian layanan klinik, mulai dari bagian pendaftaran, pemeriksaan, farmasi, hingga meja kasir.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai fitur-fitur yang AVIAT SIMKlinik miliki? Segera hubungi tim marketing kami dan dapatkan informasi selengkapnya!
